Sistema de costes ABC. Nociones básicas (3) . 1º Etapa (parte final) 2º Etapa y Caso Practico

Buenos días, en el blog de hoy finalizaremos con el sistema de costes ABC.

En este blog, analizaremos la parte final de la 1º Etapa y la  2º Etapa que consiste en la asignación de  coste de las actividades a los objetivos de coste. 

Y por último realizaremos un caso práctico.

• Continuación 1º Etapa:

Una vez que tenemos claro la unidad de actividad,  procederemos a la agregación de las actividades antes de asignar los costes a los objetivos con el fin de simplificar la operatoria (eficaz).

Los centros de reagrupamiento están caracterizados por una unidad que reflejara el consumo de los recursos reagrupados en el seno de las actividades elementales.

Determinación del coste unitario de la actividad

Esta última fase de la 1º etapa, consiste en calcular el cociente entre el coste total de una actividad (o centro de reagrupamiento) y el volumen de la medida de la actividad. De forma que esta tasa unitaria al ser multiplicada por la cantidad de actividad consumida por cada objetivo de coste, traducirá en unidades monetarias el consumo de cada actividad.

• 2º Etapa 

Asignación del coste de las actividades a los objetivos de coste:

• Identificación del objetivo de coste

Objetivo de coste:

Todo aquello para lo que se requiere una medición independiente de su coste.

No todos los costes de las actividades son apropiados para llevar cualquier tipo de análisis, así cuando el objetivo consiste en calcular el coste del producto, se procederá a agregar el coste de aquellas actividades que se han destinado a la obtención del producto; los costes correspondientes a las actividades destinadas a atender a los clientes serán agregadas en un análisis de rentabilidad del cliente o de un segmento de mercado, etc.

Por tanto, el objetivo de coste puede abarcar desde un producto o servicio final hasta una unidad o componente singular de dicho producto o servicio; pero también puede ser orientado hacia el mercado, evaluando los costes de sostenimiento de un cliente, segmento de mercado, canal de distribución, etc.

Por lo tanto, los costes que serán asignados a los objetivos de coste dependerán de las actividades que hayan consumido dichos objetivos.

La elaboración de un mapa de actividades ayuda en la medida en que refleja de forma precisa las actividades incorporadas y la cantidad de actividad consumida por el correspondiente objetivo de coste.

Una vez, que tenemos claro los objetivos de coste, procederemos a repartir los costes en función del objetivo de coste.

Directos ---> Directamente al objetivo de coste

Indirectos --> En función de la actividad

 Ejemplo Práctico

Una empresa decide implantar un sistema de costes ABC en una división que procesa cuatro líneas básicas de productos.

 La estructura organizativa se ha establecido por áreas funcionales en los siguientes departamentos: Producción, Administración, Comercial. 

En el último ejercicio, la división ha experimentado una fuerte reducción de su cifra de beneficios, por lo que la central le ha instado a revisar y, en su caso, modificar el sistema de costes aplicado, dado que se toma como referencia para fijar la estrategia de producción a corto plazo. Concretamente, los datos manejados muestran que los productos A y B son deficitarios y los productos C y D son excedentarios.

Los datos correspondientes al último ejercicio aparecen recogidos en el siguiente cuadro:

Sistema de costes tradicional

PRODUCTO	VOLUMEN DE PRODUCCIÓN	COSTES DIRECTOS (UNITARIOS)
		MATERIA PRIMA	MOD
A	8.000	180 um/pto.	80 um/pto.
B	20.000	240 um/pto.	60 um/pto.
C	4.000	80 um/pto.	40 um/pto.
D	2.000	120 um/pto.	40 um/pto.

n Costes indirectos de producción (CIP) 

(CIP) = 13.475.000 u.m. distribuidos en función de coste de M.O.D. incorporado a cada producto.

n Tasa de imputación unitaria:(TIu)

(TIu) = (CIP) / ∑ ( Volumen produccion * MOD)

∑ (Volumen produccion * MOD) = (8000*80)+(20000*60)+(4000*40)+(2000*40)

(TIu) = 13.475.000 u.m./2.080.000= 6,478 u.m.

n Coste de producción unitario de producto

PRODUCTO	MATERIA PRIMA	MOD	CIP	COSTE DE PRODUCCIÓN
	1	2	3 = 2 * 6,478	1+2+3
A	180	80	518	778 um/pto.
B	240	60	389	689 um/pto.
C	80	40	259	379 um/pto.
D	120	40	259	419 um/pto.

A continuación procederemos a ver que ocurriría si se hubiera calculado en base al sistema de costes ABC

En primer lugar, debemos analizar las tareas acometidas en el proceso de producción.

Al hacer este análisis, se llega a identificar las siguientes actividades con sus respectivas unidades de actividad:

  

ACTIVIDAD	UNIDAD ACTIVIDAD
Ajuste máquinas	Número de ajustes
Procesamiento	Horas/ máquina
Aprovisionamiento de materiales	Materiales consumidos (u.m.)
Ingeniería	Número de cambios en las órdenes
Supervisión del proceso. Ocupación	Número de inspecciones. Uds. producidas

Seguidamente, se procede a  la asignación de los costes indirectos de producción a cada actividad.

(La asignación de costes indirectos viene precedida de un análisis exhaustivo del sistema productivo que omitimos)

En el siguiente cuadro observamos la asignación de costes indirectos a las actividades: 

Concepto de coste	A	C	TIV
	Ajuste maquinas	Procesamiento	Aprovisionamiento Materiales
Reparación y conservación		1.000.000	210.000
Energía		257.500	250.000
Materiales auxiliares	381.500	175.000	150.000
Seguros		200.000	75.000
Amortización		2.750.000	1.000.000
Tributos
Personal	1.335.250		625.000
Costes diversos	190.750	220.000	245.000
Otros suministros	155.000		75.000
Totales	2.062.500	4.602.500	2.630.000

I	DA	D	Importe
Ingeniería	Supervisión	Ocupación	Total
		250.000	1.460.000
			507.500
447.500	180.000		1.334.000
		50.000	325.000
500.000	135.000	500.000	4.885.000
		102.500	102.500
1.000.000	250.000		3.210.250
140.000	112.500	147.500	1.055.750
150.000	120.000	95.000	595.000
2.237.500	797.500	1.145.000	134.750.000

Posteriormente, debemos  ver el nivel de actividad alcanzado por cada actividad y producto (Valores Totales) durante el ejercicio, lo que nos permitirá establecer el coste por unidad de actividad. 

(La asignación del nivel  viene precedida de un análisis exhaustivo del sistema productivo que omitimos)

Como podemos observar en el siguiente cuadro:

ACTIVIDAD	UNIDAD DE ACTIVIDAD	A	B	C	D	TOTAL
Ajuste maquinas	Nº ajustes	400	200	800	1.000	2.400
Procesamiento	Horas maquina	8.000	20.000	10.000	8.000	46.000
Aprovisionamiento	Mater. Consumido	1.440.000	4.800.000	320.000	240.000	6.800.000
Ingeniería	Nº cambios en ordenes	1.600	400	1.600	2.400	6.000
Supervisión	Nº inspecciones	12.000	10.000	8.000	10.000	40.000
Ocupación	Unidades producidas	8.000	20.000	4.000	2.000	34.000

Posteriormente se procede a calcular el coste por unidad de las actividades, en función del consumo realizado por cada uno. (Ver cuadro siguiente)

ACTIVIDAD	1	2	3=2/1
	Coste total	Unidad de actividad	Coste unitario
Ajuste maquinas	2.062.500	2.400	859,375 u.m./ajuste
Procesamiento	4.602.500	46.000	100,054 u.m/h-m
Aprovisionamiento	2.630.000	6.800.000	0,386 u.m./mat
Ingeniería	2.237.500	6.000	372,916 u.m./cambio
Supervisión	797.500	40.000	19,937 u.m./inspección
Ocupación	1.145.000	34.000	33,676 u.m./producto

Los cálculos que hemos realizado corresponderían a la 1ª Etapa: 

Proceso de asignación del coste de los factores a las actividades. Determinación qué actividades han empleado los recursos de la empresa y  hemos concluido con la determinación del coste de las actividades.

A continuación, vamos a pasar a la 2ª Etapa: 

Proceso de asignación del coste de las actividades a los productos

El coste de los productos, según el método ABC vendría a dar los siguientes resultados.

En primer lugar, repartimos los costes indirectos a los productos en función del volumen de actividad del producto * coste unitario de actividad

Costes indirectos

ACTIVIDAD		Coste unitario		A				B
				Vol. actividad		Coste		Vol. actividad	Coste
Ajuste maquinas		859,38		400		343.750		200	171.875
Procesamiento		100,05		8.000		800.435		20.000	2.001.087
Aprovisionamiento		0,39		1.440.000		556.941		4.800.000	1.856.471
Ingeniería		372,92		1.600		596.667		400	149.167
Supervisión		19,94		12.000		239.250		10.000	199.375
Ocupación		33,68		8.000		269.412		20.000	673.529
TOTAL						2.806.455			5.051.504
C			D
Volumen actividad	Coste		Volumen actividad		Coste
800	687.500		1.000		859.375
10.000	1.000.543		8.000		800.435
320.000	123.765		240.000		92.823
1.600	596.666		2.400		895.000
8.000	159.500		10.000		199.375
4.000	134.706		2.000		67.353
	2.702.680				2.914.361

Y por ultimo, calculamos el coste unitario de producción de cada producto  

 Coste unitario de producción

	A	B	C	D
Materias primas	1.440.000	4.800.000	320.000	240.000
MOD	640.000	1.200.000	160.000	80.000
CIP	2.806.455	5.051.504	2.702.680	2.914.361
Coste total de producción	4.886.455	11.051.504	3.182.680	3.234.361
Volumen de producción	8.000	20.000	4.000	2.000
Coste unitario de producción	610,81	552,58	795,67	1.617,18

Comparación sistema de costes convencional - Sistema de costes ABC 

PRODUCTO	METODO CONVENCIONAL	SISTEMA ABC	DIFERENCIA
			U.M.	%
A	778	610,81	-167,19	-21
B	689	552,58	-136,43	-20
C	379	795,67	416,00	110
D	419	1.617,18	1.198,18	286

Por tanto como deriva de la comparación entre el coste de los productos, calculado por el método convencional y el obtenido según el método ABC existe una gran disparidad que, de alguna forma, justifica el error al que puede haber inducido a la dirección de la empresa a formular la estrategia de producto, puesto que ha potenciado la venta de los productos C y D, que claramente estaban distorsionados, concretamente, el producto D muestra una variación del 285%, y el producto C del 110%.

El ejemplo pone de manifiesto el fenómeno de la subsidiarizacion, en virtud del cual aquellos productos que se emplean de forma mas intensiva el factor productivo que sirve como clave de reparto de los costes indirectos –en este caso los costes de mano de obra directa-, se ven penalizados frente a otros que no lo emplean de forma tan intensiva, pero requieren de un esfuerzo productivo adicional que en modo alguno se pone de manifiesto con dicho factor.

Sistema de costes ABC. Nociones básicas (2) . 1º Etapa Proceso de asignación del coste de los factores a las actividades

Buenos días, en el blog de hoy continuamos con el sistema de costes ABC que comenzamos con el blog anterior. 

En el  blog de hoy analizaremos parte de la 1º etapa que consiste en el Proceso de asignación del coste de los factores a las actividades. Consiste en:

- Seleccionar los datos de costes.

- Asignar los costes a las actividades

- Determinación de la unidad de actividad.

A continuación procederemos a analizar lo anteriormente dicho.

Selección de los datos de costes

En primer lugar, se realiza una selección y configuración de los datos o inputs cuantitativos que van a integrarse en dichos cálculos. 

Para seleccionar los datos a integrar en el cálculo se atienden a tres tipos de actuaciones:

- Delimitación del tipo de costes: ¿qué tipo de costes se va a utilizar? 

Se pueden utilizar una variedad de tipos de costes tales como: coste actual, coste estándar, coste presupuestado o coste planificado. La elección de uno u otro tipo de costes vendrá condicionada, en buena medida por el tipo de costes existentes en el sistema contable.

Una vez seleccionado el tipo de coste a utilizar, deberán realizarse una serie de actuaciones  en relación a los costes:

a) Relacionarlos con el nivel de actividad

b) Identificar de forma separada los componentes de costes que no porten valor añadido.

c) Agregar los datos a nivel de procesos, con el fin de conocer el coste global de los mismos y poder identificar las unidades de actividad.

- Determinación del horizonte temporal: 

Seleccionar el periodo de tiempo al que se va a referenciar. La estabilidad de los datos es una consideración importante. Los datos mensuales son muy sensibles a los cambios o fluctuaciones a corto plazo mientras que los datos anuales son más estables al no incorporar las posibles fluctuaciones aleatorias del entorno de la empresa.

- Delimitación del ciclo de vida de las actividades: 

Proporciona un marco de referencia más adecuado para el análisis y registro de los costes y ejecuciones. El ciclo de vida comienza con la identificación de las necesidades del consumidor y se extiende a través de actividades de planificación, investigación, diseño, desarrollo, producción, evaluación, logística de operaciones, retirada y desaparición del mercado.

Una vez que tenemos claro, el tipo de coste, el horizonte temporal y el ciclo de vida de las actividades procedemos a:

Asignación de los costes a las actividades

Los costes se pueden asignar de distintas formas, entre las que destacamos dos formas fundamentales de asignación:
A) Clasificación de los costes según naturaleza.
B) Informes existentes en los centros de coste o departamentos.

A) Clasificación de los costes según naturaleza.

Creación de una agrupación de costes de cara a obtener una información relativa a los costes relevantes de una actividad. Ello consigue una adecuada distribución de los costes correspondientes a cada actividad en función del consumo de cada uno de los factores.

B) Informes existentes en los centros de coste o departamentos.

Su principal ventaja es la de disponer de un análisis previo de los costes antes de efectuar la agrupación de los mismos por actividades.

Comparación del cálculo de coste de las actividades partiendo de los costes por su naturaleza o de los costes por departamento o centros.

En ambos planteamientos es fundamental mantener la integridad del concepto de coste enmarcado dentro de las actividades. Esto es, para que el coste de las actividades sea útil, será preciso diferenciar, dentro del coste de las actividades, los distintos conceptos de costes, dado que algunos de éstos pueden variar ante cambios en el nivel de actividad mientras que otros no.

En este paso también hay que distinguir entre las actividades primarias y las actividades secundarias. Cabe recordar que las actividades primarias son las que contribuyen directamente al objetivo de la creación de la empresa y la obtención de outputs que son vendidos o utilizados por otra unidad organizativa dentro de la empresa. Mientras que las actividades secundarias (administración, formación, gerencia, etc.) sirven de apoyo a las actividades primarias y por lo tanto sus costes son repartidos a estas últimas.

Por ultimo, una vez que tenemos claro en función de que asignaremos los costes. Procederemos a distinguir las actividades dentro del proceso productivo.

Determinación unidad de actividad 

Definición de unidad de actividad: Constituye la variable que permite cuantificar las realizaciones de las distintas actividades, es decir, establece una relación de causalidad para cada actividad entre el consumo de los recursos y la producción obtenida.

La determinación de la unidad de actividad permite conocer la parte de la actividad que ha ido destinada a cada objetivo de coste y además establecer la base para repercutir los costes de la actividad a dichos objetivos.

En función de la relación de causalidad los costes se pueden clasificar:

        - Costes debidos al volumen de producción

        - Costes derivados de la organización de la producción

        - Costes derivados de la existencia del producto

        - Costes debidos a una oferta de capacidad de producción

Para el proceso de selección de unidades de actividad se debe considerar los siguientes aspectos:

 - el coste de medición y su conveniente reducción. En este sistema de costes se potencia la utilización de aquellas unidades cuyos valores son fáciles de obtener

- el grado de correlación. La correlación existente entre el consumo de la actividad en la que se encuentra implicada la unidad y el consumo actual

- los efectos conductuales. El comportamiento que induce la unidad de actividad en los individuos.

Ya hemos analizado la primera etapa, que consiste en el proceso del coste de los factores a las actividades.

En el posterior blog analizaremos, la parte final de la primera etapa (agregación de actividades y determinación del coste unitario de actividad) y la segunda etapa que consiste en el proceso de asignación del coste de las actividades a los objetivos de coste.

Sistema de costes ABC. Nociones básicas (1) . Definición de actividad e inductor de costes

En estos momentos de crisis económica, uno de los factores mas determinantes para que las empresas no desaparezcan es la reducción de costes, siempre y cuando dicha reducción no produzca una disminución en la competitividad de nuestra empresa, bien por perdida de calidad del producto o servicio... 

Una solución para que esto sea posible es el establecimiento de un sistema de costes que nos ayude llevar a cabo dicha reducción sin perjudicar nuestra competitividad.

Para ello en los siguientes blogs analizaremos el sistema de costes ABC ( Sistema de Costes Basados en la Actividad)

En este primer blog analizaremos, dos conceptos fundamentales en el sistema de costes ABC como son el concepto Actividad y el concepto inductor de costes.

Aspectos generales del sistema de coste ABC

     En los Sistemas de gestión tradicionales existen muchas actividades que no generan valor añadido, pero generan un coste para la empresa y no se utilizan para el calculo de costes del producto. Para solucionar dicho problema surgió un nuevo sistema de gestión y costes basado en la actividad. SISTEMA ABC (Activity-Based-Costing). 

      Dicho sistema se basa en los conceptos actividad e inductor de costes que procederemos a definir y a clasificar.

 Concepto de actividad y clases de actividades

Existen varias definiciones a destacar sobre el concepto actividad, de todas ellas hemos destacado dos.

Una actividad se puede definir como un conjunto de actuaciones o de tareas que tienen como objetivo la atribución, al menos a corto plazo, de valor añadido a un objeto (producto o servicio), o al menos permitir añadir este valor bajo la perspectiva del cliente o usuario del mismo. Sistema de gestión tradicionales.

Por otro lado, se consideran actividades a este respecto todas aquellas actuaciones que, en una determinada área funcional se realicen tanto por una persona como por un grupo de personas, y siempre que presente algún tipo de homogeneidad desde el punto de vista de los consumos que realizan y de su comportamiento en cuanto al coste y a su operatoria.
Con independencia de que la actividad se realice en uno u otro centro (departamento) afectará a otros departamentos. Por ejemplo, en la recepción de un pedido: si el recepcionista lo coge mal, la producción se hará mal. Sistemas de gestion ABC. Por lo que a nosotros respecta, utilizaremos esta última.

Clasificación de las Actividades

Tenemos diferentes clases de clasificación de Actividades, por funciones, por naturaleza, por su relación con el objetivo del coste, pero nos centraremos en la que creemos que mas se ajusta al sistema de costes ABC, que es:

Por su aportación a la generación de valor:

             Distinguimos entre:

1)  Actividades con valor añadido

      Una actividad aporta valor añadido si su realización aumenta el interés del cliente hacia el producto o servicio.

2)  Actividades sin valor añadido

Poseen las siguientes características:

            a) Cualquier actividad que no sea rentable.

    b) Aquellas que supongan malgastar el tiempo, dinero o recursos   y que no contribuyan a incrementar las ventas.

    c) Aquellas que añaden costes innecesarios a cualquier producto, en cualquier momento de su ciclo de vida.

            d) Aquellas que pueden reducirse o eliminarse.

3. Concepto de Inductor de Costes

Los inductores de costes pueden ser definidos como aquellos factores o hechos que influyen en el volumen de ejecución de las actividades, siendo por tanto la causa del consumo de los recursos utilizados al realizar éstas. Dichos factores tendrán una importancia fundamental para el cálculo de los costes.

Estas bases de imputación o inductores pueden ser de tres tipos:

1. Inductores de transacción. Consiste en tener en cuenta el numero de veces que se repite una actividad (por ejemplo, número de ajuste de maquinas, nº facturas emitidas, etc.). Esto permite calcular el coste medio por cada vez que se lleva a cabo la actividad (por ejemplo: coste por ajuste de máquina hecho, coste por factura emitida). Es el tipo de inductor más fácil de obtener (menos caro) y también más impreciso.

2. Inductores de duración. Tienen en cuenta la cantidad de tiempo necesaria para ejecutar la actividad (por ejemplo, horas de ajuste de máquinas). Estos inductores se usan cuando hay variaciones significativas entre los recursos aplicados cada vez por la actividad (por ejemplo, según el tipo de máquina, según el producto que se vaya a fabricar, etc.) y permiten calcular un coste-hora de ajuste, de inspección. Normalmente, el tiempo (horas-operario, horas-máquina) es una de las unidades de obra más utilizada.

3. Inductores de intensidad. Miden directamente los recursos consumidos cada vez que se realiza la actividad. Son adecuados cuando las características especiales de la actividad hacen muy variable el consumo de los recursos. Por ejemplo, un ajuste de máquinas muy complejo, con la participación de personal especializado, tiene que ser considerado singularmente. No sirve medir los tiempos, sino que hay que descender al análisis de los recursos consumidos cada vez que se ejecuta la actividad.

Asignación de costes mediante actividades

El proceso de asignación de costes  en el Sistema de Gestión y Costes basado en las Actividades consta de dos etapas sucesivas en las que, a través de la primera, se obtiene información de costes acerca de las actividades, la cual aparece estructurada de forma que permite verter, al correspondiente objetivo de costes, el coste de aquellas actividades que directa o indirectamente contribuyen a su obtención, mantenimiento, etc.

1ª Etapa: Proceso de asignación del coste de los factores a las actividades. Determina qué actividades han empleado los recursos de la empresa y concluiría con la determinación del coste de las actividades.

2ª Etapa: Proceso de asignación del coste de las actividades a los objetivos de coste. Asigna los costes de las actividades a los objetivos de coste en función de la utilización de cada una. Previamente sería necesario definir la unidad de actividad que permita establecer una adecuada relación de causalidad entre la actividad y el objetivo de costes, y que servirá de base, por tanto, para asignar los costes.

 En los siguientes blogs desarrollaremos las dos etapas anteriormente expuestas.