Sistema de costes ABC. Nociones básicas (2) . 1º Etapa Proceso de asignación del coste de los factores a las actividades

Buenos días, en el blog de hoy continuamos con el sistema de costes ABC que comenzamos con el blog anterior. 

En el  blog de hoy analizaremos parte de la 1º etapa que consiste en el Proceso de asignación del coste de los factores a las actividades. Consiste en:

- Seleccionar los datos de costes.

- Asignar los costes a las actividades

- Determinación de la unidad de actividad.

A continuación procederemos a analizar lo anteriormente dicho.

Selección de los datos de costes

En primer lugar, se realiza una selección y configuración de los datos o inputs cuantitativos que van a integrarse en dichos cálculos. 

Para seleccionar los datos a integrar en el cálculo se atienden a tres tipos de actuaciones:

- Delimitación del tipo de costes: ¿qué tipo de costes se va a utilizar? 

Se pueden utilizar una variedad de tipos de costes tales como: coste actual, coste estándar, coste presupuestado o coste planificado. La elección de uno u otro tipo de costes vendrá condicionada, en buena medida por el tipo de costes existentes en el sistema contable.

Una vez seleccionado el tipo de coste a utilizar, deberán realizarse una serie de actuaciones  en relación a los costes:

a) Relacionarlos con el nivel de actividad

b) Identificar de forma separada los componentes de costes que no porten valor añadido.

c) Agregar los datos a nivel de procesos, con el fin de conocer el coste global de los mismos y poder identificar las unidades de actividad.

- Determinación del horizonte temporal: 

Seleccionar el periodo de tiempo al que se va a referenciar. La estabilidad de los datos es una consideración importante. Los datos mensuales son muy sensibles a los cambios o fluctuaciones a corto plazo mientras que los datos anuales son más estables al no incorporar las posibles fluctuaciones aleatorias del entorno de la empresa.

- Delimitación del ciclo de vida de las actividades: 

Proporciona un marco de referencia más adecuado para el análisis y registro de los costes y ejecuciones. El ciclo de vida comienza con la identificación de las necesidades del consumidor y se extiende a través de actividades de planificación, investigación, diseño, desarrollo, producción, evaluación, logística de operaciones, retirada y desaparición del mercado.

Una vez que tenemos claro, el tipo de coste, el horizonte temporal y el ciclo de vida de las actividades procedemos a:

Asignación de los costes a las actividades

Los costes se pueden asignar de distintas formas, entre las que destacamos dos formas fundamentales de asignación:
A) Clasificación de los costes según naturaleza.
B) Informes existentes en los centros de coste o departamentos.

A) Clasificación de los costes según naturaleza.

Creación de una agrupación de costes de cara a obtener una información relativa a los costes relevantes de una actividad. Ello consigue una adecuada distribución de los costes correspondientes a cada actividad en función del consumo de cada uno de los factores.

B) Informes existentes en los centros de coste o departamentos.

Su principal ventaja es la de disponer de un análisis previo de los costes antes de efectuar la agrupación de los mismos por actividades.

Comparación del cálculo de coste de las actividades partiendo de los costes por su naturaleza o de los costes por departamento o centros.

En ambos planteamientos es fundamental mantener la integridad del concepto de coste enmarcado dentro de las actividades. Esto es, para que el coste de las actividades sea útil, será preciso diferenciar, dentro del coste de las actividades, los distintos conceptos de costes, dado que algunos de éstos pueden variar ante cambios en el nivel de actividad mientras que otros no.

En este paso también hay que distinguir entre las actividades primarias y las actividades secundarias. Cabe recordar que las actividades primarias son las que contribuyen directamente al objetivo de la creación de la empresa y la obtención de outputs que son vendidos o utilizados por otra unidad organizativa dentro de la empresa. Mientras que las actividades secundarias (administración, formación, gerencia, etc.) sirven de apoyo a las actividades primarias y por lo tanto sus costes son repartidos a estas últimas.

Por ultimo, una vez que tenemos claro en función de que asignaremos los costes. Procederemos a distinguir las actividades dentro del proceso productivo.

Determinación unidad de actividad 

Definición de unidad de actividad: Constituye la variable que permite cuantificar las realizaciones de las distintas actividades, es decir, establece una relación de causalidad para cada actividad entre el consumo de los recursos y la producción obtenida.

La determinación de la unidad de actividad permite conocer la parte de la actividad que ha ido destinada a cada objetivo de coste y además establecer la base para repercutir los costes de la actividad a dichos objetivos.

En función de la relación de causalidad los costes se pueden clasificar:

        - Costes debidos al volumen de producción

        - Costes derivados de la organización de la producción

        - Costes derivados de la existencia del producto

        - Costes debidos a una oferta de capacidad de producción

Para el proceso de selección de unidades de actividad se debe considerar los siguientes aspectos:

 - el coste de medición y su conveniente reducción. En este sistema de costes se potencia la utilización de aquellas unidades cuyos valores son fáciles de obtener

- el grado de correlación. La correlación existente entre el consumo de la actividad en la que se encuentra implicada la unidad y el consumo actual

- los efectos conductuales. El comportamiento que induce la unidad de actividad en los individuos.

Ya hemos analizado la primera etapa, que consiste en el proceso del coste de los factores a las actividades.

En el posterior blog analizaremos, la parte final de la primera etapa (agregación de actividades y determinación del coste unitario de actividad) y la segunda etapa que consiste en el proceso de asignación del coste de las actividades a los objetivos de coste.

Sistema de costes ABC. Nociones básicas (1) . Definición de actividad e inductor de costes

En estos momentos de crisis económica, uno de los factores mas determinantes para que las empresas no desaparezcan es la reducción de costes, siempre y cuando dicha reducción no produzca una disminución en la competitividad de nuestra empresa, bien por perdida de calidad del producto o servicio... 

Una solución para que esto sea posible es el establecimiento de un sistema de costes que nos ayude llevar a cabo dicha reducción sin perjudicar nuestra competitividad.

Para ello en los siguientes blogs analizaremos el sistema de costes ABC ( Sistema de Costes Basados en la Actividad)

En este primer blog analizaremos, dos conceptos fundamentales en el sistema de costes ABC como son el concepto Actividad y el concepto inductor de costes.

Aspectos generales del sistema de coste ABC

     En los Sistemas de gestión tradicionales existen muchas actividades que no generan valor añadido, pero generan un coste para la empresa y no se utilizan para el calculo de costes del producto. Para solucionar dicho problema surgió un nuevo sistema de gestión y costes basado en la actividad. SISTEMA ABC (Activity-Based-Costing). 

      Dicho sistema se basa en los conceptos actividad e inductor de costes que procederemos a definir y a clasificar.

 Concepto de actividad y clases de actividades

Existen varias definiciones a destacar sobre el concepto actividad, de todas ellas hemos destacado dos.

Una actividad se puede definir como un conjunto de actuaciones o de tareas que tienen como objetivo la atribución, al menos a corto plazo, de valor añadido a un objeto (producto o servicio), o al menos permitir añadir este valor bajo la perspectiva del cliente o usuario del mismo. Sistema de gestión tradicionales.

Por otro lado, se consideran actividades a este respecto todas aquellas actuaciones que, en una determinada área funcional se realicen tanto por una persona como por un grupo de personas, y siempre que presente algún tipo de homogeneidad desde el punto de vista de los consumos que realizan y de su comportamiento en cuanto al coste y a su operatoria.
Con independencia de que la actividad se realice en uno u otro centro (departamento) afectará a otros departamentos. Por ejemplo, en la recepción de un pedido: si el recepcionista lo coge mal, la producción se hará mal. Sistemas de gestion ABC. Por lo que a nosotros respecta, utilizaremos esta última.

Clasificación de las Actividades

Tenemos diferentes clases de clasificación de Actividades, por funciones, por naturaleza, por su relación con el objetivo del coste, pero nos centraremos en la que creemos que mas se ajusta al sistema de costes ABC, que es:

Por su aportación a la generación de valor:

             Distinguimos entre:

1)  Actividades con valor añadido

      Una actividad aporta valor añadido si su realización aumenta el interés del cliente hacia el producto o servicio.

2)  Actividades sin valor añadido

Poseen las siguientes características:

            a) Cualquier actividad que no sea rentable.

    b) Aquellas que supongan malgastar el tiempo, dinero o recursos   y que no contribuyan a incrementar las ventas.

    c) Aquellas que añaden costes innecesarios a cualquier producto, en cualquier momento de su ciclo de vida.

            d) Aquellas que pueden reducirse o eliminarse.

3. Concepto de Inductor de Costes

Los inductores de costes pueden ser definidos como aquellos factores o hechos que influyen en el volumen de ejecución de las actividades, siendo por tanto la causa del consumo de los recursos utilizados al realizar éstas. Dichos factores tendrán una importancia fundamental para el cálculo de los costes.

Estas bases de imputación o inductores pueden ser de tres tipos:

1. Inductores de transacción. Consiste en tener en cuenta el numero de veces que se repite una actividad (por ejemplo, número de ajuste de maquinas, nº facturas emitidas, etc.). Esto permite calcular el coste medio por cada vez que se lleva a cabo la actividad (por ejemplo: coste por ajuste de máquina hecho, coste por factura emitida). Es el tipo de inductor más fácil de obtener (menos caro) y también más impreciso.

2. Inductores de duración. Tienen en cuenta la cantidad de tiempo necesaria para ejecutar la actividad (por ejemplo, horas de ajuste de máquinas). Estos inductores se usan cuando hay variaciones significativas entre los recursos aplicados cada vez por la actividad (por ejemplo, según el tipo de máquina, según el producto que se vaya a fabricar, etc.) y permiten calcular un coste-hora de ajuste, de inspección. Normalmente, el tiempo (horas-operario, horas-máquina) es una de las unidades de obra más utilizada.

3. Inductores de intensidad. Miden directamente los recursos consumidos cada vez que se realiza la actividad. Son adecuados cuando las características especiales de la actividad hacen muy variable el consumo de los recursos. Por ejemplo, un ajuste de máquinas muy complejo, con la participación de personal especializado, tiene que ser considerado singularmente. No sirve medir los tiempos, sino que hay que descender al análisis de los recursos consumidos cada vez que se ejecuta la actividad.

Asignación de costes mediante actividades

El proceso de asignación de costes  en el Sistema de Gestión y Costes basado en las Actividades consta de dos etapas sucesivas en las que, a través de la primera, se obtiene información de costes acerca de las actividades, la cual aparece estructurada de forma que permite verter, al correspondiente objetivo de costes, el coste de aquellas actividades que directa o indirectamente contribuyen a su obtención, mantenimiento, etc.

1ª Etapa: Proceso de asignación del coste de los factores a las actividades. Determina qué actividades han empleado los recursos de la empresa y concluiría con la determinación del coste de las actividades.

2ª Etapa: Proceso de asignación del coste de las actividades a los objetivos de coste. Asigna los costes de las actividades a los objetivos de coste en función de la utilización de cada una. Previamente sería necesario definir la unidad de actividad que permita establecer una adecuada relación de causalidad entre la actividad y el objetivo de costes, y que servirá de base, por tanto, para asignar los costes.

 En los siguientes blogs desarrollaremos las dos etapas anteriormente expuestas.